Pet savjeta za planiranje događaja

Puno je dobrih razloga za organizaciju događaja namijenjenih poslovnim partnerima, medijima, potrošačima (korisnicima usluga) ili zaposlenicima, ali svaki dobar organizator mora računati i na izazove koji ih prate. Jedan od najvećih je vrijeme. Vrijeme u kontekstu perioda potrebnog za planiranje, ali i vrijeme u smislu vremenskih (ne)prilika, ako događaj planirate organizirati u vanjskom okruženju. Za ovo drugo uvijek morate imati spremnu alternativnu lokaciju, a s prvim se bavimo u našem prvom savjetu.

     1. Krenite na vrijeme

S planiranjem događaja trebate započeti što prije možete. Dobro razrađeni koncept odredit će pravila igre. Ako se radi o velikom događaju, s organizacijom biste trebali započeti četiri do šest mjeseci unaprijed. Za planiranje manjih događaja potrebno je otprilike mjesec dana. Kako bi tijek događaja prošao nesmetano, zaključite sve ugovore s dobavljačima (lokacija, catering, produkcija, sudionici) nekoliko tjedana prije održavanja eventa.

     2. Kontrolirajte troškove

Na vrijeme sastavljeni troškovnik osnova je vaše “to do” liste i detaljnog timelinea kojeg ćete razraditi. Uvijek ostavite nešto prostora u budžetu za neočekivane stavke koje će se gotovo sigurno pojaviti i koje ne želite da vas iznenade koji dan prije ili na sam dan eventa.

     3. Napravite listu prioriteta

Uobičajeni savjet za produktivnost je znati kako odrediti prioritete. U slučaju planiranja događaja prvo se fokusirajte na produkcijski najzahtjevnije stavke, za detalje ima vremena kasnije. Ovdje treba razlikovati hitne i bitne stavke, prednost imaju hitne, zatim bitne i na kraju detalji koji čine razliku. Odredite popis zadataka i rješavajte stavku po stavku.

     4. Postavite timeline

Postavite si vremenski okvir za planiranje događaja i držite ga se. On će vam pomoći u organizaciji i ispunjavanju svih zadataka na vrijeme, što će na kraju dovesti i do željenih rezultata.

     5. Očekujte neočekivano

Budite spremni na sve što vas može iznenaditi. Event Management je uzbudljiv baš zato što je nepredvidiv. Neizbježne su situacije koje niste predvidjeli, ali budite spremni prigrliti ih u istom trenutku kad se dogode i pronađite najjednostavnije i najbrže rješenje koje možete implementirati odmah. Nemojte čekati da se stvari riješe same od sebe jer se to neće dogoditi.